Entre el 24 y el 28 de octubre de 2016, en la sede TAREA-Instituto de Investigaciones sobre el Patrimonio Cultural (IIPC), perteneciente a la Universidad de San Martín (UNSAM), se desarrolló el seminario interno de Gestión de archivos digitales e híbridos a cargo de Ph.D. María Esteva, con la contribución de Ramiro Uvia. El objetivo principal era entrenar a 12 profesionales archiveros, bibliotecarios, informáticos, curadores y conservadores de la UNSAM, en el procesamiento de archivos nacidos digitales, e híbridos, es decir, aquellos que contienen materiales físicos y digitales o digitalizados, estos últimos entendidos como la representación de una imagen analógica en códigos binarios, de modo que pueda ser procesada y reproducida por un medio electrónico. El procesamiento archivístico digital es definido como el proceso de análisis, ordenamiento, descripción, preservación y distribución pública de los registros de archivo en un entorno electrónico.

El seminario se desarrolló con una modalidad mixta, al presentarse conceptos teóricos y realizarse aplicaciones y demostraciones prácticas con el software de descripción archivística ICA-Atom y el repositorio digital DSpace. Los casos de estudio fueron las colecciones Pío Collivadino y Ricardo Carpani; ambas son de archivos de artistas que incluyen material que abarca tanto su función pública como privada. Las actividades se llevaron a cabo en grupos multidisciplinarios, los cuales trabajaron en los distintos pasos que constituyen un flujo de trabajo (workflow) en el procesamiento de archivos híbridos. Este proceso englo­ba desde el momento del análisis y preparación de los archivos para su digitalización, la digitalización, la captura de metadatos técnicos, el ordenamiento y mapeo entre materiales físicos y digitales, la descripción del archivo y, finalmente, su presentación y preservación por medio de un repositorio digital. Las introducciones teóricas permitieron definir y asentar conceptos archivísticos fundamentales, al igual que conceptos relacionados con la evaluación de softwares, y la gestión, preservación y curaduría digital, haciendo particular hincapié en la importancia de estos dos últimos para evitar los problemas de daños a futuro y obsolescencia de los formatos digitales, y así garantizar la permanencia y accesibilidad de los archivos a largo plazo.

Los pilares del ordenamiento archivístico son la descripción y el arreglo de los registros. La primera presenta la gran complejidad de comprender el contexto de producción del material constituyente y el desarrollo del análisis funcional del mismo. El arreglo, debido al valor evidencial de los registros de archivo, debe responder a este contexto para ser una representación lo más fidedigna posible de la actividad desarrollada por la entidad o persona creadora. Por lo tanto, la objetividad al momento de la descripción y el arreglo son fundamentales en la gestión de todo tipo de archivos, para evitar la mediación tendenciosa, visual e intelectual entre el usuario y los registros, de modo de no afectar la percepción y luego la interpretación de los mismos. En el caso de tratarse de archivos digitales e híbridos, es necesario mantener una estructura de presentación, representación y navegabilidad del software, que disminuya la subjetividad en la mayor medida posible. En el seminario se expusieron criterios respecto a estructura, diseño, licencias, herramientas y componentes, a tener en cuenta al momento de la elección y evaluación de un software archivístico y repositorio digital, en virtud de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y económicos disponibles para los proyectos de archivo de cada institución.

La preservación digital cobra gran importancia hoy en día, frente a los riesgos que supone la Digital Dark Age, o pérdida de la memoria colectiva, concepto emergente en la década de 1990 respecto a los múltiples y veloces cambios en las formas de representación digital. La obsolescencia o falla de los formatos digitales, a diferencia del registro físico, supone la pérdida total de la información contenida en los mismos. La reproducción, gestión y preservación digital incluye las políticas, estrategias y actividades para permitir la conservación íntegra de los registros originales y, al mismo tiempo, garantizar y facilitar el acceso digital y la visibilidad para múltiples usuarios en simultáneo, en cualquier franja horaria, independientemente de su localización geográfica. La arquitectura de un plan de conservación digital de archivos híbridos comienza con la elección de los parámetros de digitalización, el formato y resolución de almacenamiento y los niveles de descripción. También incluye el almacenamiento y las consideraciones de preservación sobre los archivos, la generación de múltiples copias con posibilidad de replicación geográfica dispersa y el mantenimiento en servidores locales o en línea. El modelo Sistema de Información de Archivos Abiertos (OAIS) representa el ciclo de gestión para preservación y acceso de archivos digitales e híbridos. A través del software Archivemática, se realizó una demostración de este modelo que permite la administración de los metadatos de preservación (PREMIS) sobre un paquete de recursos ingesta (Submission Information Package, SIP). El procesamiento del mismo da como resultado un paquete de almacenamiento protegido denominado Archival Information Package (AIP), que incluye todos los componentes de preservación digital en la más alta calidad, y otro de difusión denominado Dissemination Information Package (DIP), en calidad más baja, para acceso a los usuarios. Cada uno de los paquetes cuenta con características técnicas particulares que facilitan su función y la preservación de la información contenida.

En el seminario se resaltó la importancia de asegurar la autenticidad de los registros y su calidad, para garantizar la integridad y consolidación del archivo. Se presentaron programas que permiten el cálculo del checksum, y criterios de evaluación de la sustentabilidad de diferentes formatos y lectura de la información de representación. También se abordó la problemática de la representación digital de los registros, la cual debe tener en cuenta las características estructurales, formatos, cantidad y proveniencia de los archivos originales, los objetivos del mismo en relación al usuario y la temática, los modelos de metadatos para representarlos, la gestión y preservación digital, los criterios de acceso y los costos que implica el proceso completo, desde la recepción, arreglo y descripción del archivo hasta la difusión y acceso. Se realizó el mapeo de los metadatos de representación por medio del empleo de esquemas estandarizados. Estos metadatos integrados se agrupan en diferentes tipos:

A través de la normalización en la codificación de los metadatos por medio de un estándar de codificación y transmisión de metadatos (Metadata Encoding and Transmission Standard, METS) se facilita el trabajo cooperativo con otras instituciones, el intercambio de registros, la mayor navegabilidad, y las posibles migraciones futuras hacia otros sistemas.

Otros temas tratados que merecen consideración especial son los de las licencias, políticas del repositorio y la privacidad. Se abordó la problemática de los derechos de autor, reproducción y acceso respecto a los contenidos de los archivos y su difusión y marketing por medio de un repositorio digital, como así también la gestión de un Identificador Único Permanente (DOI), que establece un URL único, estable y permanente para un registro, serie, sub-serie, y/o archivo completo. La implementación práctica implicó el análisis de las colecciones trabajadas en los casos de estudio, la elección de licencias según material y tipo de autor a través de Creative Commons y la gestión de un DOI para las colecciones en general. Además, se redactaron las políticas institucionales en las que se deben asentar, de manera concisa, la misión, función y estructura del repositorio y la gestión archivística digital que le otorgan coherencia y cohesión.

Durante el cuarto día de jornada se dictó el seminario “Preservación de registros digitales: Fundamentos e implementación”, en el marco de los seminarios sobre problemas de historia del arte, conservación y restauración realizados por TAREA-IIPC a lo largo del ciclo lectivo, que estuvo abierto a alumnos de las carreras dictadas por TAREA-IIPC y al público general. Allí se realizó una introducción teórica a la problemática de la preservación y curaduría digital, y se destacó la importancia de tomar conciencia respecto de las mismas. Además, se presentaron dos casos específicos de gestión y conservación electrónica de archivos: la colección de videos del Museo de Arte Blanton (Universidad de Texas, Austin) y el Archivo Institucional de la Fundación Antorchas (Buenos Aires, Argentina).

El último día, cada grupo realizó, con base en los criterios expuestos y probados a lo largo del seminario, la comparación y evaluación de los softwares presentados y la consecuente elección de uno de ellos, con los complementos y herramientas agregados considerados de valor para la gestión de la descripción, arreglo, preservación y difusión digital de las colecciones tomadas como caso de estudio. Para finalizar, se realizó una breve introducción al concepto de datos abiertos enlazados (Linked Open Data), y al nuevo modelo de estructuración de datos que permite la interrelación de los mismos, basado en tecnologías como RDF, HTTP y URI, y que se expande hacia la web semántica.

Más allá de la importancia de la preservación y curaduría digital, no se debe olvidar la importancia de preservar los registros materiales físicos. El hecho de digitalizar y gestionar y conservar los registros digitales es solo un paralelo a la conservación de los originales. En simultáneo con la tarea informática, debe desarrollarse un plan de preservación material que permita, llegado el caso, la consulta del archivo original como evidencia contemporánea a su creador, ya sea una persona o una entidad. En el caso de los archivos de artistas –lo que compete principalmente a TAREA-IIPC–, estos registros permitirán comprender mejor su obra y obtener un panorama de su contexto de producción, incluso en la materialidad constituyente de los registros de archivo.

Los archivos han ocupado un lugar destacado en la tarea de archivistas, historiadores, investigadores, conservadores y restauradores, debido al gran valor documental e histórico que poseen los materiales que los componen, en cuanto registro concreto y material de la lectura de una realidad en un contexto social y cultural. La preservación de los registros archivísticos ha sido clave para permitir el acceso a los mismos y a la progresiva investigación. Con el advenimiento de las tecnologías, conservación y accesibilidad se integraron y se hicieron más sencillas permitiendo preservar los materiales originales y difundirlos, al mismo tiempo, a un mayor número de usuarios. Sin embargo, la velocidad de cambio en el universo digital produce incertidumbres e inconsistencias tanto en la conservación como en la accesibilidad. Es por ello que es necesario hacer hincapié, especialmente hoy en día, en la toma de conciencia sobre la importancia de la gestión y preservación digital, principalmente capacitando a los profesionales encargados del procesamiento técnico y la descripción de los materiales de archivo digitales e híbridos, como así también a los usuarios. La falta de un trozo de papel anula la lectura de ese fragmento, la ruptura de un bit es la pérdida de una imagen completa; lo digital, si es conservado, es más imperecedero que lo material. La preservación digital permitirá a las generaciones presentes y futuras acceder al gran arca de registros que componen la memoria universal.